Programme de mentorat

Informations générales :

Contactez l’ACSMA :

Si vous avez des questions auxquelles ce document ne répond pas ou si vous souhaitez donner vos commentaires, n’hésitez pas à nous contacter à edi@cacsma.ca.

Chronologie :

Il est suggéré au mentor et au mentoré de tenir jusqu’à huit réunions sur une période d’un an (un minimum de deux à quatre séances est fortement encouragé).  Chaque binôme mentor-mentoré peut choisir d’ajuster son horaire de rencontre en fonction de ses disponibilités. L’examen des sujets de discussion suggérés à la section « Informations pour les mentorés » peut également aider à établir un calendrier. Si le mentoré/mentor souhaite mettre fin à la session plus tôt, veuillez m’envoyer un courriel pour nous en informer.

La fréquence de réunion suggérée est d’au moins une réunion par mois, afin de garantir le maintien d’une communication active tout en laissant suffisamment de place à la flexibilité et à la nouveauté.

Style de réunion :

Les mentors et les mentorés situés à proximité géographique peuvent choisir de tenir des réunions en personne ; ou bien, les réunions peuvent avoir lieu sur des plateformes virtuelles telles que Microsoft Teams, Zoom, Skype, Cisco WebX, Google Hangouts. D’autres outils tels que when2meet.com ou Doodle peuvent également être utilisés pour rechercher des disponibilités communes pour une heure de réunion.

Étiquette

Il est important de noter que les mentors et les mentorés doivent faire preuve d’un respect mutuel pour le temps de chacun ainsi que pour leurs expériences et perspectives uniques. La relation mentor-mentoré peut durer plus longtemps que la durée du programme et il est essentiel de respecter la confidentialité des informations partagées lors des réunions.

Si des difficultés surviennent lors de l’organisation des premières réunions ou des communications, les mentors et les mentorés peuvent contacter l’équipe EDI de l’ACSMA à edi@cacsma.ca. Toute attitude irrespectueuse (y compris le harcèlement et la discrimination) ne sera pas tolérée.

Planifier les séances :

Lors de la première réunion, ne vous précipitez pas pour parler des sujets prévus. Prenez plutôt votre temps pour apprendre à vous connaître. Vous pouvez parler d’intérêts et de passe-temps communs, ou de certaines bonnes/mauvaises choses qui leur sont arrivées cette semaine ou ce mois-ci, etc. Après avoir brisé la glace, partagez les défis spécifiques que vous avez pu rencontrer ou que vous comptez rencontrer peut être un excellent moyen d’apprendre de votre mentor. Vous trouverez ci-dessous les étapes clés :

• Session 1 : Présentez-vous, définissez vos objectifs et vos attentes, et organisez des sessions régulières ;
• Session 4 : Examiner et décider si d’autres sessions sont nécessaires ;
• Séance 8 : Élaborer un plan de développement pour le mentoré. Veuillez nous envoyer un courriel (edi@cacsma.ca) une fois les séances de mentorat terminées. Un sondage sera envoyé au mentor et au mentoré pour connaître vos commentaires!  Si le mentoré et le mentor souhaitent suivre plus de séances, n’hésitez pas à le faire.

Informations pour les mentors :

Approche du mentorat

Dans une relation de mentorat, le mentoré bénéficiera des nombreuses connaissances partagées par son mentor. Cependant, les mentors peuvent également tirer plusieurs avantages de cette expérience :Pratiquer les compétences en leadership et en communication, en particulier avec des collègues plus jeunes

• Réfléchir sur sa propre expérience et acquérir de nouvelles connaissances
• Réseautage et acquisition de connaissances sur de nouvelles expériences et des horizons élargis
• Faciliter le transfert de connaissances au sein du personnel et avoir un impact durable
• Donner aux collègues en début de carrière les moyens de parcourir leur parcours professionnel en toute confiance
• Renforcer la réputation personnelle et organisationnelle en tant que leader avec une chance d’être mis en valeur dans une publication sur les réseaux sociaux de l’ACSMA

Lorsqu’ils donnent leur avis aux mentorés, il est suggéré aux mentors de faire preuve de soutien et pas seulement de critique. Sur la base de recherches sur les relations de mentorat efficaces, les commentaires constructifs se révèlent plus bénéfiques.

Il peut également être bénéfique d’avoir une approche collégiale avec vos mentorés et de comprendre respectueusement que vos conseils ou votre expérience personnelle ne conviennent pas toujours au parcours professionnel unique de votre mentoré. Une approche amicale peut permettre aux deux parties de partager plus facilement leurs pensées et leurs expériences, et peut contribuer à rendre la conversation plus détendue et agréable. Souvenez-vous de l’âge et du niveau d’expérience de votre mentoré, et essayez d’être pour lui un mentor comme vous l’auriez souhaité pour vous-même.

Conseils pratiques :

Planification : il peut être utile de planifier provisoirement les deux ou trois prochaines réunions à l’avance lors de la première réunion et d’envoyer une invitation dans le calendrier afin que les deux parties puissent planifier leur emploi du temps en conséquence. Assurez-vous d’informer votre mentoré si vous serez absent à une date de réunion prévue et rappelez-lui qu’il doit également vous informer à l’avance au cas où il ne serait pas disponible.

Relation de mentorat : les deux parties peuvent participer aux réunions de mentorat avec des attentes différentes, et il est utile de discuter de ces attentes et d’établir des objectifs clairs et réalistes concernant le programme de mentorat au cours des deux premières réunions. Cela aidera le mentor à communiquer plus clairement et honnêtement avec son mentoré et à établir des limites.

Écoutez : il est important que les mentorés aient la possibilité d’exprimer leur voix lors des réunions. L’écoute active et le fait de poser des questions vous aideront à personnaliser vos commentaires en fonction de vos deux besoins. N’hésitez pas à leur demander également leur avis sur les choses et à leur donner l’occasion de pratiquer leur leadership.

Informations pour les mentorés :

Contacter votre mentor :

Il est important qu’un mentoré fasse une bonne première impression et contacte son mentor quelques jours après avoir été jumelé à son mentor. Il est suggéré aux mentorés d’envoyer dans un premier temps un courriel formel à leurs mentors, pour se présenter et s’enquérir de leur disponibilité pour une première réunion d’une heure.

Il est de la responsabilité du mentoré non seulement d’être ponctuel, mais également d’être proactif et d’effectuer un suivi auprès de son mentor au cas où celui-ci manquerait une réunion prévue ou ne répondrait pas à son courrier électronique. Même si l’on attend également des mentors qu’ils soient diligents et engagés, ils sont susceptibles d’avoir des horaires chargés et des erreurs involontaires peuvent survenir. En tant que mentoré, il est préférable de ne pas prendre ces choses personnellement et de faire de votre mieux pour entretenir de bonnes relations avec votre mentor.

Points de discussion suggérés pour les mentorés :

Vous savez mieux que quiconque ce dont vous souhaitez discuter avec votre mentor. Voici quelques suggestions :

• Paysage des industries qui vous intéressent
• Cheminements de carrière, types de rôles liés à la formation et/ou aux intérêts de recherche de chacun
• Préparation de CV
• Conseils de recherche d’emploi et de candidature
• Compétences interpersonnelles
• Réseautage (en personne et en ligne), désignations et certifications professionnelles
• Présentations, narration, marketing
• Compétences techniques
• Gestion du temps (travail efficace, équilibre travail-vie personnelle)
• Prise de décision
• Leadership, consolidation d’équipe
• Organisations, différentes opérations dans les petites et grandes entreprises et culture organisationnelle
• Relations avec les collègues et les gestionnaires, politique de bureau
• Leçons tirées de leur parcours professionnel (« quels conseils donneriez-vous à vous-même plus jeune ? »)

Être prévenant envers votre mentor :

En tant que mentoré, il est important de reconnaître que votre mentor partage avec vous des ressources précieuses telles que son temps, ses connaissances et son expérience durement acquis. Par conséquent, les mentorés sont fortement encouragés à préparer soigneusement les réunions et à montrer leur appréciation pour le soutien et la générosité de leur mentor, non seulement vers la fin, mais dès le début de votre relation. Veuillez envisager de penser au-delà de « que puis-je recevoir » et réfléchissez également à la manière dont vous pourriez aider votre mentor. Concentrez-vous toujours sur la relation que vous construisez plutôt que sur les résultats. Les conversations sur les expériences positives actuelles de votre mentor, les défis auxquels il est confronté et ses objectifs peuvent stimuler la conversation. Préparer des questions et effectuer des recherches avant la réunion peut également conduire à des interactions plus profondes et plus significatives.

Reconnaissance

L’appréciation contribue grandement à reconnaître les contributions des mentors et contribue à bâtir une communauté solide.  La reconnaissance peut prendre des formes formelles ou informelles.  Si vous souhaitez montrer votre appréciation ou si vous avez une bonne histoire à partager avec nous, veuillez nous contacter à edi@cacsma.ca. Vous pouvez également fournir vos commentaires dans le formulaire de sondage.